接待活动分工表
接待活动分工表 |
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信息收集 |
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序 |
工作内容 |
工作要求 |
责任人 |
备注 |
1 |
来访信息收集 |
与对方联系人充分沟通，收集来宾基本情况及来访意图，主要包括：来宾人数、姓名、性别、民族、职务及排序、宗教信仰、生活习俗等，来宾来访意图、日常安排、接送需求、住宿需求、用餐需求、票务预订需求等，来宾随同人员、司机人数、车辆牌号、列车车次、航班班次、抵达时间等。 |
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接待方案 |
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序 |
工作内容 |
工作要求 |
责任人 |
备注 |
2 |
拟定接待方案 |
根据接待活动类别拟定活动方案，主要包括：接待方针、规格、形式、时间、地点、出席人员、议程、费用预算等。 |
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接待要素确定 |
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序 |
工作内容 |
工作要求 |
责任人 |
备注 |
3 |
确定接待场所 |
如在公司会场开展接待活动，应提前预定接待场所（会议厅、贵宾厅、文化展示厅等） |
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如在外部开展活动，应提前确定接待场所。 |
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4 |
食宿行安排 |
视活动需要，如需用餐的，工作组应提前预定餐厅。 |
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视活动需要，如需住宿的，工作组应提前预定宾馆。 |
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视活动需要，如需用车的，工作组应提前提出用车申请，如外租车辆，应提前联系好租车公司。 |
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5 |
文字材料准备 |
工作组负责拟写出席领导讲话稿、汇报材料、交流材料、欢迎辞、祝酒辞、贺辞、贺信等，根据需要制作PPT演示稿。 |
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工作组负责协助活动主持人拟写主持词。 |
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工作组负责各项文字材料的准备、收集、汇编、打印装订等工作。 |
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视活动需要，工作组负责拟定活动宣传标语内容。 |
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6 |
物料准备 |
视活动需要，提前开展活动相关物料的领取、采购、设计、制作等工作，括但不限于：活动主题背景板或条幅、宣传条幅，欢迎条幅、指引水牌、活动桌签、宴会桌签、车证、胸卡、胸花、邀请函、办公耗材、录音笔、激光笔、礼品、酒水等。 |
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工作组应提前对接待场所踩点，及时确定所需资源，并保持与联系人联系顺畅。 |
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7 |
费用预算 |
接待活动中如需安排招待用餐、酒店住宿、差旅费用的，发生费用一般由主办部门/单位承担。 |
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工作组应根据活动预算提前拟定好费用预算报告，并报审批。 |
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通知及反馈 |
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序 |
工作内容 |
工作要求 |
责任人 |
备注 |
8 |
通知我方 |
工作组应在确定来访详细信息后，通知我方拟出席人员，通知至少包括：时间、地点、来宾信息、来访意图、议程安排、相关准备、着装要求、联系人及手机号码等，如在外部开展接待活动，通知应注明会场位置图、行李路线、公共交通乘坐方式等。 |
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9 |
通知对方 |
工作组应在确定我方接待安排后，以函件形式反馈对方接待活动的时间、地点、行车路线、联系人及手机号码等，可温馨提示当地温度、天气、建议着装、接送联系人（手机号码、车辆牌号）等。 |
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10 |
人员落实 |
工作组负责协调落实我方出席活动人员。 |
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11 |
通知提醒 |
工作组应提前1天利用手机短信等通讯方式提醒我方出席人员活动日程安排，包括时间、地点、相关要求等，可温馨提示会场温度、建议着装、行车路线等。 |
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食宿行安排 |
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序 |
工作内容 |
工作要求 |
责任人 |
备注 |
12 |
餐饮准备 |
工作组应提前收集来宾民族、性别、职务及排序、宗教信仰、生活习俗、饮食习惯、 | ||
